En esta tercera y última clase del curso de gestión de citas y agenda de taller abordaremos la gestión de la carga de trabajo una vez que el vehículo ha sido recepcionado. Este paso es crucial para optimizar la eficiencia del taller y asegurar la satisfacción del cliente mediante la entrega rápida del vehículo.
El objetivo principal de esta lección es evitar la pérdida de horas y ganar eficiencia en los procesos productivos. La autonomía de los técnicos es clave, permitiendo que gestionen su trabajo sin depender constantemente del jefe de taller. Para ello, revisaremos la importancia de utilizar herramientas digitales- Ya sea a través de módulos de carga de trabajo en los programas de gestión (ERP) o aplicaciones gratuitas como Google Calendar o Trello, para planificar y seguir el estado de las reparaciones.
Un aspecto esencial de la planificación es tener un planificador físico en el taller donde los técnicos puedan ver y autoasignarse las órdenes de trabajo según su estado: pendiente de asignar, pendiente de piezas, pendiente de autorización, y control final. Este sistema evita interrupciones y pérdidas de tiempo, permitiendo a los técnicos seguir trabajando de manera continua.
Revisaremos la importancia de la fecha de entrega prevista asegurando que todos estén alineados con el tiempo prometido al cliente. Esto, junto con el estado de las órdenes de trabajo, permite una trazabilidad clara de cada vehículo. De esta manera, se reduce la necesidad de comunicación innecesaria que puede interrumpir el flujo de trabajo.
Además insistiremos en la importancia de tener un espacio ordenado para la preparación de piezas. Incluye un área dedicada para el «prepicking» y la recepción de materiales, evitando desorden y mejorando la imagen del taller ante los clientes.
La clase presenta un análisis de los tiempos perdidos por los técnicos debido a la falta de planificación. Incluso pequeños periodos de inactividad pueden sumar horas significativas de trabajo perdido a lo largo del año, resultando en una pérdida considerable de ingresos. Implementar una buena gestión de la carga de trabajo puede recuperar estas horas y aumentar la rentabilidad del taller.
En resumen, esta tercera lección destaca la importancia de una gestión eficiente de la carga de trabajo para mejorar la productividad del taller, reducir pérdidas de tiempo y aumentar la satisfacción del cliente. La adopción de herramientas digitales y la organización física en el taller son elementos clave para lograr estos objetivos y asegurar el éxito del negocio.
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